Du premier café
au premier workflow,
trois semaines.
Un processus clair en trois grandes étapes, jour par jour. Aucune surprise sur le déroulé, aucun flou sur les livrables, aucune rallonge de budget. Voici très précisément ce qui se passe entre le moment où vous nous écrivez et le moment où un workflow tourne chez vous.
Trois étapes, une progression.
De l'email que vous nous envoyez au moment où le premier workflow livre son premier ROI, voici les trois grandes phases et leurs durées respectives.
Le premier café
Trente minutes à une heure, chez vous ou chez nous. On écoute, on questionne, on démontre en live un workflow adapté à votre secteur. Vous repartez avec trois cas d'usage rédigés pour votre entreprise.
Audit Découverte
Deux jours sur site en immersion. Entretiens avec votre équipe, cartographie des 10 process prioritaires, quantification du potentiel. À la sortie : une roadmap priorisée et un premier workflow livré, opérationnel immédiatement.
Direction IA en boucle
Démarrage du palier Pilote (2 900 €/mois, 6 mois) ou Transformation (5 500 €/mois, 12 mois). Deux à quatre jours par mois sur site, workflows livrés, reporting CODIR mensuel.
Deux journées, minute par minute.
L'audit Découverte est le cœur de notre processus. Voici exactement ce qui s'y passe, pour que vous puissiez le planifier sereinement avec vos équipes.
On comprend votre organisation, vos flux, vos irritants.
Nous arrivons à 9 heures, nous partons à 18 heures. La journée alterne entretiens individuels, observation d'équipe, et temps de structuration. Le dirigeant est présent sur les moments clés (démarrage, déjeuner, restitution) mais n'a pas besoin d'être là toute la journée.
- 9 h - 10 h Kick-off dirigeant. Alignement sur les objectifs de l'audit, validation des 3 cas d'usage déjà identifiés, ajout éventuel de priorités.
- 10 h - 12 h Entretiens individuels. 4 à 6 entretiens de 20 minutes avec les chefs de service, responsables métier, collaborateurs clés. Questions sur les tâches répétitives, les pertes de temps, les frustrations.
- 12 h - 14 h Déjeuner avec le CODIR (ou le dirigeant). Premières observations, ajustement du cadrage pour l'après-midi, détection des zones politiques à traiter avec délicatesse.
- 14 h - 17 h Observation terrain. Je m'installe à côté d'un ou deux opérationnels, je regarde le travail se faire, je prends des notes. C'est souvent la partie la plus riche — ce qu'on observe diffère toujours de ce qu'on décrit en entretien.
- 17 h - 18 h Restitution à chaud au dirigeant. 30 minutes pour partager les premières intuitions et caler les priorités du jour 2.
On livre le quick win et on pose la roadmap.
Le deuxième jour est centré sur la livraison. Le matin, j'installe un premier workflow opérationnel chez vous. L'après-midi, je présente la roadmap 12 mois au CODIR, avec chiffrage et séquencement. Vous repartez avec un livrable tangible et une vision claire.
- 9 h - 12 h Installation du quick win. Le premier workflow identifié la veille. Configuration, branchement aux outils existants, test avec l'équipe opérationnelle concernée.
- 12 h - 13 h 30 Formation express de l'équipe. 30 minutes avec les utilisateurs pour s'approprier le workflow, poser leurs questions, ajuster en live si besoin.
- 14 h - 16 h Rédaction de la roadmap. Documentation du quick win, structuration des 8 à 10 workflows prioritaires pour les 12 mois, chiffrage effort × gain, séquencement trimestriel.
- 16 h - 18 h Restitution CODIR. Présentation complète : constat, roadmap, chiffrages, premières économies potentielles, proposition de suite avec l'un des paliers d'abonnement. Discussion libre, pas de décision imposée sur le moment.
Deux jours sur site.
Un reporting. Une revue.
Après l'audit, vous démarrez le palier Pilote (2 900 €/mois) ou Transformation (5 500 €/mois). Voici ce qu'un mois type contient, pour que vous sachiez exactement ce que vous achetez.
Première journée du mois
- Matin : déploiement. Installation d'un nouveau workflow priorisé selon la roadmap. Tests avec l'équipe.
- Déjeuner avec l'équipe. Moment informel clé pour capter les évolutions, les frustrations, les nouvelles idées.
- Après-midi : revue workflows existants. Vérification de ceux déjà en production, optimisations, correctifs.
- Fin de journée : point dirigeant. 30 minutes sur l'actualité stratégique et les priorités à venir.
Deuxième journée du mois
- Matin : livraison d'un deuxième workflow. Finalisation et mise en production d'une automatisation discutée au début du mois.
- Formation opérationnelle. Session de 1 à 2 heures avec les utilisateurs concernés par les workflows actifs.
- Après-midi : préparation du reporting CODIR. Consolidation des métriques du mois, rédaction du note de synthèse.
- Revue avec le dirigeant. Validation du reporting avant diffusion, ajustement des priorités du mois suivant.
Entre les deux journées sur site
- Support par email. Réponses sous 24 heures ouvrées aux questions de vos équipes sur les workflows actifs.
- Maintenance technique. Surveillance des exécutions, correctifs mineurs, mises à jour des modèles IA en arrière-plan.
- Veille sectorielle. Identification des nouveautés applicables à votre métier, partagées dans le point du mois suivant.
- Préparation du prochain sprint. Cadrage technique du prochain workflow avant la visite mensuelle.
Document CODIR mensuel
- Note de synthèse 2 pages. Rédigée à la fin du mois, diffusée au CODIR dans les 48 heures.
- Métriques du mois. Heures économisées, workflows actifs, nouveaux workflows livrés, incidents éventuels.
- Roadmap du mois suivant. Priorités, chiffrages, décisions attendues du CODIR.
- Question CODIR. Une question stratégique posée chaque mois pour ancrer le pilotage dirigeant.
Des KPIs convenus, pas des impressions.
Au démarrage de l'abonnement, nous fixons ensemble une liste courte d'indicateurs de succès. C'est cette liste qui détermine si la collaboration fonctionne — pas des ressentis ou des slides.
Vous restez libre à chaque échéance.
L'abonnement est engageant sur sa durée (6 mois pour le Pilote, 12 mois pour Transformation ou Excellence). À l'échéance, vous décidez — sans justification à fournir, sans pénalité de sortie.
Renouvellement tacite
Si vous ne nous dites rien avant l'échéance, l'abonnement se renouvelle à l'identique pour la même durée. La plupart des clients Pilote renouvellent une fois puis basculent sur Transformation, parce que la valeur se cumule : chaque mois ajoute un workflow et optimise les précédents.
Sortie sans friction
Un email un mois avant l'échéance, et c'est réglé. Nous préparons une passation complète : documentation technique des workflows, accès aux plateformes d'orchestration, formation éventuelle d'un successeur interne ou d'un autre prestataire. Tout ce qui a été construit reste chez vous, utilisable sans nous.
Le premier café,
à votre convenance.
Le moyen le plus court de savoir si Westloop vous correspond, c'est d'en parler trente minutes. Chez vous, chez nous, ou en visio si vous préférez pour ce premier échange. Puis on passe à l'audit si l'envie est là.